Gestión de spool

Concepto de spool

En cualquier entorno de gestión empresarial se produce una gran cantidad de información que en muchas ocasiones interesa sacar a papel a través de informes, listados, análisis. . . El spool es un almacén receptor de peticiones de impresión que proporciona una serie de utilidades para controlar la salida de información. Aunque se asocia directamente spool con imprimir en papel, en SAP las posibilidades son más amplias: podemos enviar una orden de

spool por fax, o imprimirla en un fichero. Nosotros nos limitaremos a ver el funcionamiento de la salida por impresora para lo cual lo primero que debemos hacer es aprender cómo se instala una.

Instalación de una impresora

Con la transacción SPAD a la que llegaremos a través de Herramientas/CCMS/Spool/ Gestión de spool – podemos instalar dispositivos de salida en nuestro sistema R/3. Vamos a describir la instalación de una impresora de tipo local a nivel de PC, es decir, una impresora genérica en la que cualquiera puede imprimir pero a cada persona que lo haga le saldrá la información por la impresora que tenga definida por defecto en su servidor de presentación.

En el campo dispositivo de salida introduciremos el nombre que le vamos a dar a la impresora y tras pulsar el botón Gestión total y el botón con el icono de un folio en blanco llegaremos a la pantalla en la que definiremos los siguientes datos:

Tipo de dispositivo. Es lo más parecido a lo que en microinformática se denomina driver de la impresora. Para la creación de una impresora transacción SPAD. Mantenimiento de dispositivos de salida local elegiremos siempre el tipo SAPWIN. Este dispositivo precisa de un programa llamado saplpd que forma parte de la instalación del frontend de SAP. Cuando se imprime algo el sapgui ejecuta automáticamente el programa saplpd y este recibe los datos a imprimir y se encarga de enviarlos a la impresora.

Clase de dispositivo. Seleccionamos de la lista la opción Impresora común.

Grupo de autorizaciones. Podemos restringir a los usuarios a que puedan imprimir por determinadas impresoras. Esto es muy interesante cuando disponemos de impresoras de alto rendimiento dedicadas a la impresión de facturas, nóminas, etc. No nos interesara, en estos casos, que ningún usuario pueda sacar listados por estas impresoras interrumpiendo los largos procesos que suelen llevar a cabo. Como estamos definiendo una impresora local para todo el mundo dejamos este campo en blanco.

Modelo. Campo descriptivo para poner la marca y modelo de la impresora.

Ubicación. Campo descriptivo para indicar al usuario donde se encuentra físicamente la impresora. Es útil rellenarlo cuando disponemos de salas separadas para las impresoras a las que hay que dirigirse para recoger la salida del spool.

Por último, pasamos a la pestaña marcada con la etiqueta Acomplam. SPOOL host. Aquí se le dice como esta conectada la impresora al servidor SAP.

Elegiremos de la lista la opción F:Imprimir en front end que le marca que debe enviar la información al PC para que sea este el que le de salida. El campo impresora host debemos rellenarlo con el nombre DEFAULT para indicarle que la orden de spool debe salir por la impresora que este configurada por defecto en el PC. Una vez hecho esto sólo nos queda pulsar el botón de grabar y ya podemos usar la impresora instalada.

Como imprimir

Teniendo una impresora ya instalada podemos, desde cualquier pantalla de listado, pulsar el icono de impresora de la barra de estándar de herramientas y tendremos que rellenar las opciones.

El primer campo a rellenar es el nombre de la impresora por donde queremos que salga nuestro listado1. Este es el único campo obligatorio, pero también podemos indicar otras muchas opciones que vemos a continuación.

La cantidad de copias que queremos sacar. Si queremos todas las páginas o sólo un rango de ellas. El nombre y el título de la orden de spool. Será útil para luego buscarla entre el spool o entre el montón de hojas impresas que salen por una impresora compartida. La salida inmediata o el almacenamiento en el spool.

1En la pantalla viene con el nombre genérico de dispositivo de salida.

Podemos marcar el borrado de la orden tras la impresión correcta o, por el contrario, dejar que la orden permanezca en el spool para futuras reimpresiones.

La cantidad de días que debe permanecer en el spool antes de ser borrada por los jobs de mantenimiento. La impresión de una portada previa con el título de la orden de spool y el destinatario y departamento al que pertenece. Estos últimos datos tienen sentido en una empresa en la que haya servicio de entrega de impresiones, es decir, que no tenemos que ir a la impresora sino que nos envían los papeles a nuestro puesto de trabajo. La cantidad de líneas y columna que queremos sacar y por lo tanto el formato de la página.

Operaciones sobre órdenes de spool

Para poder administrar todas las peticiones de spool que hacemos SAP provee de la transacción SP01 que se encuentra en Herramientas/CCMS/Spool/Control de salida. En ella nos encontramos inicialmente una pantalla con diferentes criterios de selección.

Aquí podemos elegir las órdenes de spool por varios criterios; los más habituales son el creador de la orden y la fecha. Tras pulsar F8 nos encontramos con un listado de las órdenes seleccionadas. Este listado tiene la misma característica que el de la transacción de gestión de jobs; es un programa de selección, listado y gestión simultáneamente.

Las operaciones que podemos hacer sobre una orden de spool incluyen la creación de órdenes de salida, el cambio de los atributos, el borrado de la orden o la visualización de su contenido. Esta última opción es realmente interesante cuando queremos comprobar el resultado de un programa que se ha ejecutado en proceso de fondo, pero no queremos imprimirlo hasta ver si ha salido lo que esperábamos. En cuanto a los atributos, podemos ver algunos de los que se pueden cambiar. Básicamente son los mismos que definimos inicialmente al crear la orden de spool. Por ejemplo, es muy habitual comprobar tras la salida al papel que un listado que tiene 132 columnas en sus atributos ha salido con letra pequeña y en formato horizontal pero no llega a ocupar realmente más de 80. En ese caso cambiaremos el campo edición por un X 65 80 para conseguir un listado con letra más grande y en vertical y volveremos a repetir la salida de la orden.

Una de las labores del administrador consiste en asegurarse que las órdenes de spool olvidadas por los usuarios no llenan nuestra base de datos. Para ello dispone del programa RSPO0041 que le permite eliminar masivamente el spool que lleve más de n días almacenado.