Sapgui

Como cualquier software que esté basado en arquitectura cliente/servidor, SAP R/3 dispone de un programa cliente que se debe instalar en cada uno de los servidores de presentación (PC’s) para poder realizar la conexión al sistema R/3. Este programa cliente se llama SAPGUI o SAP Frontend y es la herramienta que nos permite navegar por las distintas aplicaciones integradas que conforman el sistema R/3 de SAP.

Pantalla de logon a SAP R/3

Una vez que tengamos instalado el SAPGUI y pulsemos el icono correspondiente, nos aparecerá la pantalla de conexión al sistema R/3. En esta pantalla deberemos introducir el usuario que nos hayan asignado así como su clave de acceso. También podremos elegir el idioma de conexión. SAP R/3 es un software multilingüe que permite presentar al usuario todos los textos que aparezcan en pantalla en el idioma que él elija, siempre que ese idioma haya sido previamente instalado en el sistema. Si el usuario no introduce idioma alguno, se conectará en el idioma que tenga asignado por defecto en su registro maestro de usuario. En esta pantalla aparece un nuevo concepto: Mandante. Este es quizá el término más importante dentro SAP R/3. El usuario, además de los datos arriba especificados, deberá indicar a qué mandante se quiere conectar.

Concepto de mandante

El concepto se puede definir desde 2 puntos de vista distintos pero complementarios: La Visión Lógica y la Visión Física.

La Visión Lógica. El mandante no es más que una unidad organizativa divisoria de la empresa y permite que distintos usuarios estén trabajando en el mismo sistema sin ningún tipo de interferencia mutua ya que cada usuario sólo dispondrá de acceso para visualizar y actualizar los datos de aplicación de la empresa que estén asociados al mandante al que están conectados. Esto es así porque en el sistema SAP R/3 existen dos tipos de datos diferentes: Datos dependientes de mandante. Se engloban aquí los datos de aplicación de la empresa (datos de clientes, proveedores, pedidos, facturas, cuentas contables, etc. . . ) así como la mayoría de los datos de parametrización de la empresa. Se llaman dependientes de mandante porque sólo son accesibles desde el mandante en el que se crearon. Estos tipo de datos son los más habituales en un sistema SAP R/3.

Datos independientes de mandante. Se engloban aquí ciertos datos de la parametrización de la empresa que son accesibles desde cualquier mandante creado. Este tipo de datos son los menos numerosos. Cada vez que se va a proceder a la modificación de este tipo de datos, el sistema avisa con un mensaje informativo informándonos de que la modificación afectará a todos los mandantes. Se ha de ser especialmente cuidadoso al modificar la parametrización independiente de mandante. La Visión Física. La base de datos de SAP R/3 está formada por tablas relacionales. Cuando el usuario navega por las pantallas de SAP es el sistema R/3 el que accede a dichas tablas para irle mostrando al usuario la información pedida. El mandante es el primer campo clave de la mayoría de la tablas que conforman la base de datos de SAP R/3. Las tablas que contienen al campo mandante como primer campo dentro de su clave son las llamadas dependientes de mandante. Las tablas que no contienen al campo mandante dentro de su clave se llaman independientes de mandante. Cuando un usuario se conecta a un mandante, el sistema le está asignando en ese momento el valor del mandante elegido, con lo que el usuario sólo podrá acceder a visualizar o modificar los datos de cada tabla que tengan como mandante el que ha elegido en tiempo de conexión. Sin embargo, si una tabla es independiente de mandante, ésta puede ser accedida desde cualquier mandante al que se conecte el usuario. Esto se consigue de manera transparente para el usuario e incluso para el desarrollador ya que es el propio sistema el que traduce los accesos a las tabla incluyendo en la clausula WHERE de la instrucción SQL el campo mandante y el valor actual que tenga.

Ejemplo:

Situación 1: Los usuarios user1 y user2 están ambos conectados al mandante 015 de un mismo sistema. Mientras el usuario user1 está modificando la factura 1000, el usuario user2 sólo podrá acceder en modo visualización ya que la factura está siendo bloqueada por el usuario user1; sin embargo, cuando el usuario user1 termine de modificarla, user2 podrá ver la modificación realizada por user1, e incluso podrá realizar cualquier modificación posterior.

Situación 2: El usuario user1 está conectado al mandante 015 y el usuario user2 está conectado al mandante 016 del mismo sistema. Ahora los 2 usuarios no pueden acceder a la misma información ya que sus conexiones al sistema están ”lógicamente separadas”; el usuario user1 accede a la factura 1000 de su mandante y el usuario user2 puede acceder al mismo tiempo a la factura 1000 ( si ésta existe ) de su mandante, si bien los datos son completamente distintos ya que la factura 1000 del mandante 015 no es la misma que la factura 1000 del mandante 016. Lo que realmente ocurre es que para poder los usuarios acceder a la factura 1000, el sistema está accediendo a la tabla de facturas, pero en cada caso accede al registro compuesto por el mandante de conexión del usuario y el número de factura:

Mandante Num. fáctura Descripción

015 1000 Factura X

015 1010 Factura Y

016 1000 Factura Z

016 1050 Factura V

Así pues, cuando el usuario user1, conectado al mandante 015, solicita la factura 1000, el sistema le muestra la factura con descripción Factura X, mientras que si el usuario user2 se conecta al mandante 016 para solicitar la factura 1000, el sistema le mostrará la factura con descripción Factura Z.

La barra de título

Con la visualización antigua del sapgui se encuentra en la parte superior de la pantalla y su función principal es mostrarnos la descripción de la transacción o menú de ámbito en curso. En la nueva visualización del sapgui se encuentra entre la barra estándar de herramientas y la barra de aplicaciones. Ejemplos: Crear usuario, Visualizar material.

El menú desplegable

El menú desplegable es la herramienta básica para la navegación por las distintas aplicaciones del sistema SAP R/3. En él podremos encontrar todas las funciones necesarias para un llevar a cabo un control total sobre las transacciones y programas. El menú desplegable se caracteriza por tener fijas las últimas dos opciones de la derecha. Estas dos opciones son:

Sistema. Opción para crear y borrar modos, desconexión del sistema, ver el status de nuestra sesión entre otras. Ayuda. Acceso a la ayuda online de SAP.

La barra estándar de herramientas

La barra de herramientas estándar es de particular interés, ya que contiene muchos de los botones necesarios para realizar las acciones más comunes tales como grabar, enter, imprimir, etc. . . Las funciones asignadas a la barra de herramientas estándar son las siguientes.

Botón Enter

Se deberá pulsar este botón para chequear los datos introducidos en una pantalla. El botón enter realiza la misma función que pulsar la tecla enter del teclado. Campo de Comandos Es un prompt de linea de comandos, y en él se pueden introducir comandos tales como códigos de transacciones o menús de ámbito.

Botón Grabar

Se deberá pulsar este botón cuando deseemos confirmar la grabación de los datos introducidos.

Botón Back

Se deberá pulsar este botón si queremos regresar a la pantalla anterior sin grabar los datos introducidos.

Botón Exit

Se deberá pulsar este botón si queremos salir de la actual aplicación. El sistema nos devuelve a la anterior aplicación.

Botón Cancel

Se deberá pulsar este botón si deseamos salir de la tarea actual sin grabar.

Botón Imprimir

Se deberá pulsar este botón si deseamos imprimir los datos que actualmente aparecen en pantalla. El botón de impresión estará activado únicamente en pantallas donde se los datos aparezcan en formato de listado y formato de tabla.

Botón Buscar Se deberá pulsar este botón si deseamos realizar una búsqueda de una cadena de caracteres en la pantalla actual. El botón de buscar estará activado únicamente en pantallas donde los datos aparezcan en formato de listado y formato de tabla.

Botón Buscar Siguiente

Se deberá pulsar este botón si deseamos seguir buscando la cadena de caracteres indicada en una búsqueda anterior con el botón buscar. El botón de buscar siguiente estará activado únicamente en pantallas donde los datos aparezcan en formato de listado y formato de tabla.

Botones de Paginación

Los botones de paginación nos permiten colocarnos en las páginas deseadas dentro de los listados que podamos obtener en pantalla. Los botones de paginación estarán activado únicamente en pantallas donde los datos aparezcan en formato de listado y formato de tabla. Disponemos de las opciones primera página, página arriba, página abajo y última página:

La barra de aplicaciones

Con la visualización antigua del sapgui se encuentra entre la barra estándar de herramientas y la parte principal de la pantalla. En ella disponemos de las opciones básicas para el control de la aplicación actual (ejemplos de aplicaciones: visualizar pedido de compras, creación de cliente, .. ). En la nueva visualización del sapgui se encuentra entre la barra de títulos y la parte principal de la pantalla.

La pantalla principal

Es la parte principal de la aplicación y dependiendo de ésta podrá estar compuesta de campos de entrada y/ o salida, subpantallas, tabla, etc. . .

La barra de estado

Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y su función principal es la de mostrarnos los mensajes de Información, Advertencia, Error o Éxito que la aplicación en curso nos muestre al navegar por ella. Como funciones adicionales, la barra de estado nos muestra también:

El nombre de la base de datos SAP (de 3 caracteres) a la que estamos conectados. Cuando se instala en el servidor el software del sistema SAP R/3, éste se comunica con el RDBMS - que debe haber sido previamente instalado - para crear la base de datos que contendrá todas las tablas relacionales de las que se componen las distintas aplicaciones modulares de SAP. El nombre de la base de datos se elige en tiempo de instalación y debe ser obligatoriamente de 3 caracteres de longitud El número de modo al que corresponde la pantalla actual.

El mandante al que estamos conectados.

El nombre del servidor a nivel de sistema operativo al que estamos conectados.

El modo de escritura en el que estamos. Los valores posibles pueden ser INS (modo insert) y OVR (modo overwrite). Cambiaremos de uno a otro sin más que pulsar la tecla Insert de nuestro teclado.

En la visualización antigua del sapgui aparece la hora que tiene configurada el servidor de presentación a nivel de sistema operativo. Sin embargo, en la nueva visualización no aparece la hora del PC. Esta hora no es la hora que tiene configurada el Sistema R/3 en el servidor, sino que es dependiente de la configuración de cada servidor de presentación.

Ventana de diálogo

Un elemento final de la ventana R/3 es la ventana de diálogo en la que el sistema nos presenta una ventana flotante donde normalmente nos pedirá la introducción de algún dato o la confirmación o anulación de algún mensaje sin posibilidad de retornar o avanzar en la navegación hasta que el usuario introduzca la información pedida.

Ayudas de búsqueda

El sistema SAP R/3 dispone de una herramienta específica para la determinación de valores posibles en un campo de entrada. Esta herramienta se conoce con el nombre de Ayudas de Búsqueda a partir de la versión 4.0B de SAP R/3 (hasta esta versión la herramienta era conocida como matchcode). Junto con este cambio de nombre se produce a su vez una mejora sustancial de la herramienta.

Las ayudas de búsqueda son muy útiles ya que en la mayoría de los casos en que deberemos introducir un dato en un campo no conoceremos los valores posibles. Se encuentran activas en casi todos los campos de entrada de cualquier pantalla de SAP R/3 y se identifican por aparecer a la derecha del campo de entrada un pequeño recuadro con una flecha vertical apuntando hacia abajo.

Esta flecha podrá estar activa permanentemente o sólo cuando posicionemos el cursor sobre dicho campo. Veamos esto con un ejemplo:

En una pantalla cualquiera del módulo de RRHH (PA) debemos introducir un valor en el concepto Nº personal; sin embargo no conocemos qué valores posibles puede tomar ese campo. Para saber qué posibles valores puede llegar a tomar el campo Nº personal haremos uso de la ayuda de búsqueda asociada. Para ello pulsaremos su botón de ayuda de búsqueda o la tecla de función F4 estando posicionados en el campo.

A continuación nos aparecerá un listado con los posibles valores que el concepto puede tomar. Cualquier valor distinto de los presentados en el listado será un valor no válido y el sistema mostrará el consiguiente mensaje de error si un valor incorrecto es introducido.

Modos

Los modos externos en un sistema R/3 son conexiones virtuales que un usuario puede realizar a partir de una conexión real al sistema. A efectos de servidor de presentación esto se traduce en la creación de una nueva pantalla del SAPGUI con la que el usuario puede interactuar con el sistema R/3 independientemente de los anteriores modos externos. En lo que sigue nos referiremos a los modos externos simplemente como modos.

Ejemplo: En un modo accedemos al Módulo de Ventas para la visualización de un pedido y en otro accedemos a los datos maestros de un cliente. A esta opción accederemos desde cualquier pantalla de SAP R/3 por el menú desplegable Sistema/ Crear Modo. Es importante saber distinguir entre conexión real (también llamada sesión) y modo. Existe una limitación: Sólo se pueden abrir 6 modos por conexión real o sesión Esta limitación se aplica sólo a los modos, no a las conexiones físicas. Para las conexiones físicas la única limitación es la que imponga la disponibilidad de recursos en el Servidor de Presentación. Cada vez que creemos un nuevo modo no estamos realizando una nueva conexión real sino que estamos usando la misma conexión para simular conexiones virtuales.

La opción del menú desplegable Sistema/Salir del sistema nos desconecta de la conexión real con la que estemos trabajando, con lo cual se cerrarán todas las ventanas de los modos que correspondan a esa conexión real.

Veamos los comandos más habituales para la gestión de modos. Estos comandos se deberán introducir en el campo de comandos de la barra estándar de herramientas:

Llamar una transacción

1. En el mismo modo (ventana) : Indicar: /nxxxx (xxxx = código de transacción)

en un modo adicional : Indicar: /oxxxx (xxxx = código de transacción)

2. Finalizar la transacción actual : Indicar: /n.

Atención: Las modificaciones hechas se perderán sin que el sistema emita un mensaje de advertencia.

3. Borrar el modo actual : Indicar: /i.
4. Generar una lista con los modos propios activos : Indicar: /o.
5. Salir del sistema : Indicar: /nend.

Concepto de transacción

Una transacción comercial es un intercambio entre una parte del sistema y otra. La planta de producción, por ejemplo, quiere un suministro desde el almacén a cambio de un albarán. El almacén sabrá utilizar este albarán para conciliar el saldo de esta pieza en el inventario de las mismas. Mientras tanto, el departamento de contabilidad habrá anotado que el material ha pasado de la cuenta del almacén a la de la planta de producción y definirá una transacción financiera para registrar el intercambio de valor por el material.

Cuando un usuario está trabajando en un terminal, una transacción con el sistema no queda terminada hasta que éste verifica que las entradas de información son correctas. El sistema registrará automáticamente la transacción como un documento que queda en el sistema en prueba de quién hizo la transacción y cuándo ésta ocurrió exactamente.

Llevando esta visión al sistema SAP veremos que una transacción se compone de una o varias dynpros por las que va pasando el usuario en las que se le pide los datos referentes a la operación que quiere llevar a cabo. Tras completar toda la información obligatoria y parte de los campos opcionales, el usuario tiene la opción de grabar la transacción o de desechar toda la operación. Este es el punto clave de una transacción; si se graba, entonces todos los datos quedarán registrados, si se cancela, entonces ningún dato se grabará. El concepto de transacción implica que no pueden quedarse grabados sólo una parte de los datos, porque esto provocaría una inconsistencia en el sistema. En el ejemplo anterior, si sólo se registrara el movimiento de mercancías entre la planta y el almacén y no se grabara la anotación contable correspondiente, no podríamos, en un momento dado, sacar un balance contable correcto.

En R/3 accedemos a las transacciones generalmente a través del menú, pero también podemos acceder directamente tecleando su código de transacción en el campo de comandos. Los usuarios noveles no suelen utilizar este último método descrito, pero a medida que se acostumbran al sistema y se dan cuenta que suelen ejecutar siempre la misma decena de transacciones se aprenden el código y lo utilizan. En la sección 2.14 veremos como se averigua el código de una transacción que estamos ejecutando.

Opciones técnicas

Las opciones técnicas del SAPGUI se encuentran en el último botón a la derecha de la barra estándar de herramientas y se puede acceder a ellas pulsando el icono que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana del sapgui.

Al pinchar el botón nos aparece el menú que tiene las siguientes opciones.

Opciones nos permite reconfigurar el aspecto de nuestro SAPGUI estableciendo nuevos colores, fuentes. Esta opción sólo es válida para el modo de visualización antiguo.

Portapapeles es una herramienta similar al Portapapeles de Windows que nos permite realizar selecciones de texto en cualquier pantalla del SAPGUI y llevar esa selección a cualquier editor de texto ( bien sea dentro del Sistema R/3 como fuera de él ).

Generar Gráfico es una herramienta que nos crea una pantalla similar a la que estamos visualizando con la herramienta de gráficos de SAP R/3. Sólo funciona con pantallas en las que tengamos algún tipo de listado. Tamaño estándar cambia la pantalla del SAPGUI a su tamaño por defecto. Esta opción sólo funciona con resoluciones de pantalla superiores a 800x600.

Hardcopy (duplicado de pantalla) envía la pantalla actual del SAPGUI a la impresora que tengamos configurada por defecto en el PC. Esta es una herramienta que está todavía en desarrollo por SAP y que todavía produce errores en la impresión de estas capturas debido a incompatibilidades con ciertos drives de monitores.

Acerca de nos muestra los datos técnicos de versión del SAPGUI que estamos utilizando.

La pantalla status

Existe en SAP R/3 una ventana que nos informa sobre la conexión actual que hemos realizado en el sistema, así como sobre los datos técnicos referentes al sistema operativo, el sistema de gestión de base de datos del servidor y la versión de SAP instalada.

A esta pantalla accederemos desde el menú Sistema/Status, el cual siempre se encuentra disponible desde cualquier punto de navegación de SAP.

En ella podemos distinguir varias partes que describimos a continuación:

Datos utilización En esta parte se presentan los datos relativos a la conexión que el usuario ha realizado sobre SAP como el mandante, nombre de usuario, idioma de conexión, fecha y hora del sistema, así como la fecha y hora de la conexión anterior que realizó ese mismo usuario sobre ese sistema.

Se deberá tener en cuenta que la hora aquí presentada no tiene nada que ver con la hora presentada en la barra de estado ya que la que aparece en la ventana status se refiere a la hora actual del servidor y la hora de la barra de estado se refiere a la hora actual del PC, que en general no coincidirán.

Datos Repository Este área está destinada a mostrar información técnica sobre SAP R/3 y se compone de varias subpartes. La parte de Datos Repository se refiere a la transacción y programas asociados a dicha transacción desde donde se ha ejecutado la ventana Status. De particular importancia es el campo transacción, ya que es uno de los que más se consulta. La parte Datos Sistema SAP nos dice qué versión de R/3 está instalada en el servidor, el código que SAP asigna a nuestra instalación, así como la fecha de vencimiento de la licencia.

Datos Sistema Sap La parte Release base nos informa de la versión base que tenemos instalada. Además de la versión base podemos tener instalados algunos parches. SAP, periódicamente, envía unos parches que arreglan errores en sus objetos estándar y estos deben ser instalados a medida que son proporcionados al cliente para corregir malos funcionamientos de ciertas aplicaciones.

Datos máquina y base de datos En esta última parte se presentan datos relativos al sistema como puede ser el tipo de sistema operativo instalado, nombre de la máquina, código de página instalado y tipo de base de da tos.